Organizacja konferencji
Dzięki nam mogą się Państwo skupić na swojej pracy naukowej, a my w tym czasie zajmiemy się całą resztą i zorganizujemy konferencję na miarę Państwa potrzeb.
Fundacja Aleksandra Jabłońskiego ma wieloletnie doświadczenie w organizacji konferencji krajowych i międzynarodowych. Ściśle współpracujemy z organizatorami merytorycznymi konferencji (zazwyczaj pracownicy WFAiIS UMK), zapewniając pełną obsługę organizacyjną. Jest to prosty i sprawdzony model działania, który jest doceniany i wysoko oceniany przez uczestników konferencji przez nas organizowanych.
Posiadamy doświadczoną kadrę, która w sposób sprawny i profesjonalny pozwala na organizację nawet 3 konferencji równolegle. Charakteryzujemy się rzetelnością, terminowością i profesjonalizmem. Świetnie radzimy sobie w sytuacjach kryzysowych oraz łatwo potrafimy się dostosować do sytuacji i aktualnych potrzeb.
Doświadczeniu FAJ ufają nie tylko naukowcy związani z UMK, ale również m.in. organizatorzy z Uniwersytetu Warszawskiego czy Instytutu Fizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie. Owocem tej współpracy były takie konferencje jak:
- CEWQO 2015 (Warszawa, lipiec 2015 – 198 uczestników),
- Quantum Optics IX (Gdańsk, wrzesień 2017 – 143 uczestników),
- 40+1 anniversary of Center for Theoretical Physics PAN (Warszawa, sierpień 2021 - 50 uczestników),
- Quantum Optics X (Toruń, wrzesień 2021 – 183 uczestników),
Do tej pory zorganizowaliśmy łącznie:
- 11 konferencji krajowych,
- 37 konferencji międzynarodowych.
Jako organizator techniczny zapewniamy m.in.:
- pełną obsługę informatyczną, w tym:
- zaprojektowanie strony internetowej wydarzenia wraz z jej dalszą administracją,
- udostępnienie miejsca na serwerze FAJ,
- opracowanie systemu identyfikacji wizualnej wydarzenia,
- zarządanie bazą danych uczestników,
- udostępnienie i obsługę formularza rejestracji uczestników,
- utworzenie dedykowanej skrzynki pocztowej wraz z jej obsługą,
- skład książki abstraktów,
- pełną obsługę techniczną, w tym:
- przygotowanie pakietu materiałów konferencyjnych dla uczestników,
- obsługę biura konferencyjnego,
- przygotowanie oznakowania budynku,
- koordynację spraw finansowych, w tym:
- przygotowanie budżetu wraz z jego realizacją,
- kontakt z usługodawcami (firmy cateringowe, hotele itp.),
- podpisywanie i realizacja umów,
- przyjmowanie opłat konferencyjnych wraz z fakturowaniem,
- organizację wydarzeń towarzyszących, tj. bankiety czy zwiedzanie miasta,
- pisanie wniosków grantowych na pozyskanie środków ze źródeł zewnętrznych,
- przygotowanie sprawozdania z wydarzenia,
- tablice A0 wraz z osprzętem oraz montażem,
- stojaki A4 wraz z przygotowaniem odpowiednich oznaczeń,
- stojaki A3 wraz z przygotowaniem odpowiednich oznaczeń,
Wzór podania o organizację konferencji czy wypożyczenie tablic/stojaków dostępny jest TUTAJ.
Serdecznie zapraszamy do współpracy!
Kontakt
Justyna Gupta (Cembrzyńska)
tel. +48 575 180 509
e-mail: justyna@faj.org.pl